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工作中應(yīng)該如何使用企業(yè)郵箱?
時(shí)間:2020-11-27 人氣:3915
隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展,企業(yè)發(fā)展越來(lái)越需要企業(yè)郵箱,企業(yè)郵箱的存在不只是為了方便員工之間的交流,對(duì)外也是維護(hù)企業(yè)形象的一種方式,還可以保留一切工作溝通的重要信息,避免了因員工離職就無(wú)法知道原來(lái)的工作記錄。
工作中,郵件是員工之間的正式溝通工具,非正式場(chǎng)合一般都會(huì)使用微信,相比于郵箱更加隨意和便捷。工作中很多情況下建議還是使用郵件為好,如何正確使用郵件,避免因郵件溝通造成的一些問(wèn)題,提高我們的工作效率。從以下幾點(diǎn)來(lái)解析郵件的規(guī)范使用:
一、收件人、抄送人:
1、收件人,是必須要看和處理的人,并給予發(fā)件人反饋;
2、抄送人,是知曉者,不需要對(duì)這封郵件進(jìn)行回復(fù)。
二、郵件格式:
1、稱呼,對(duì)待不同的人要有不同的稱呼,要做到尊敬、禮貌,工作郵件中盡量不要有太隨便的稱呼和用詞,要正式規(guī)范;
2、落款,一般工作郵件中都會(huì)設(shè)置好自己的簽名,包含自己的姓名、部門、聯(lián)系方式,都會(huì)顯示在郵件最下方,以方便收件人可以了解并可以隨時(shí)聯(lián)系到收件人。
三、郵件名稱:
1、郵件名稱要簡(jiǎn)明扼要,讓收件人一目了然,知曉事情原委;
2、如果是非常緊急的狀態(tài)可在郵件名稱前面加感嘆號(hào),這樣收到的人就會(huì)優(yōu)先處理。
四、郵件正文:
1、正文主要是描述事件始末,用詞要正式,不要使用口頭用語(yǔ),盡量條理清晰,簡(jiǎn)明扼要,核心意思明確;
2、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用上,少用感嘆號(hào),尤其是連用幾個(gè)感嘆號(hào),會(huì)給人壓迫感,感嘆號(hào)是加重語(yǔ)氣的,加強(qiáng)事件緊急性的,一般情況下慎用。
五、發(fā)送郵件的目的:
1、向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)度的,需要有幾個(gè)信息:事情本身、涉及到的人員、時(shí)間點(diǎn)以及進(jìn)度,最后這件事情達(dá)到什么樣的效果,或者是造成什么樣的影響;
2、向上級(jí)詢問(wèn)某件工作的解決辦法,除了描述清楚事情原委外,對(duì)于問(wèn)題,需要自己先想好多個(gè)解決辦法,再尋求領(lǐng)導(dǎo)的意見,而不是把問(wèn)題直接拋給領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做決定;
3、需要其他同事協(xié)助并給予反饋的,需更加謹(jǐn)慎,言語(yǔ)中盡量避免指責(zé)對(duì)方,或者推脫責(zé)任,要用中立的態(tài)度描述始末,不能給對(duì)方留下把柄。需要得到反饋的,在郵件中要表明應(yīng)反饋的時(shí)間節(jié)點(diǎn),這樣收件人也可以根據(jù)時(shí)間來(lái)給你反饋,避免了無(wú)限期的等下去;
4、對(duì)于非總結(jié)性郵件,都需要后續(xù)追蹤事件發(fā)展的進(jìn)度,及時(shí)的在每個(gè)節(jié)點(diǎn),或者在某個(gè)進(jìn)度完成后再追封郵件來(lái)向所有人說(shuō)明,這樣做事才是有始有終。
六、郵件歸檔:
1、對(duì)于垃圾郵件或者無(wú)用郵件可定期刪除,釋放郵件內(nèi)存,方便查找;
2、工作時(shí)間越久,會(huì)累計(jì)很多郵件,可以在收件箱里按照不同的工作性質(zhì),將郵件進(jìn)行分類整理,使用不同的文件夾進(jìn)行歸納,有利于事后查找。
掌握了使用工作郵件的技巧,我們就可以在工作中減少很多無(wú)效溝通,更好的做到權(quán)責(zé)分明,也避免了同事之間的個(gè)別糾纏,事半功倍。
在使用郵箱的同時(shí)也要注意防騙哦!以下是郵箱安全防控攻略:
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